In Regione Toscana – anche ai tempi del Coronavirus, spostandosi di meno per ridurre i rischi di contagio – si continua a lavorare. In modo agile: da casa per la stragrande maggioranza dei dipendenti e facendo riunioni in video (quelle di Giunta anche), che hanno visto un’impennata incredibile. “Ci siamo riorganizzati – commenta l’assessore al personale, Vittorio Bugli – e l’abbiamo fatto velocemente. Un modo per tutelare la salute di tutti, senza fermare l’attività della pubblica amministrazione”.
E i cittadini hanno fatto ugualmente. Se prima infatti molte pratiche venivano ancora consegnate in cartaceo, adesso quello digitale è il formato preferito e si è fatta di necessità virtù. Valga l’esempio delle richieste per la cassa integrazione in deroga, tutte on line praticamente, il che ha portato a potenziare i servizi. “Abbiamo potuto attuare tutto questo con rapidità – si sofferma ancora l’assessore – perché avevamo infrastrutture predisposte e un’organizzazione efficiente: è in questi momenti che si vede quanto sia importante la “macchina organizzativa”. Ecco perché voglio ringraziare tutti coloro che quotidianamente lavorano per costruirla”.
L’amministrazione
regionale ha messo praticamente tutti i lavoratori nella condizione di
poter richiedere ‘il lavoro agile’. Nella prima settimana, dal 16 al 23
marzo, in giunta erano operativi da casa in quasi duemilanovecento e
sette giorni più tardi avevano già superato i tremila. In 137 tornano in
ufficio una o due volte la settimana, giacché impegnati in servizi
essenziali o di supporto. Solo meno di cento sono i dipendenti presenti
tutti i giorni in ufficio: sono le prime linee coinvolte nei settori
strategici, per cui è necessaria anche una presenza fisica. Ma nel caso
qualcuno di loro, in questa fase di emergenza, si trovasse nella
condizione di non poter lavorare, la Regione si è già premunita ed ha
pubblicato un bando per sostitu
ire, in
caso di necessità, le colleghe e i colleghi assegnati ai servizi
essenziali e di supporto. La richiesta è su base volontaria e a decine e
a decine hanno già avanzato la propria disponibilità, dando prova di
grande senso di appartenenza all’amministrazione e solidarietà.
A spiegare la metamorfosi che ha coinvolto i palazzi della Regione basta
un numero. Prima dell’emergenza solo 352 dipendenti, in giunta, erano
in telelavoro, che non è neppure poco per la media della pubblica
amministrazione italiana. La percentuale sfiorava infatti il 12 per
cento. Adesso sono quasi nove volte tanto.
Naturalmente non per tutti erano disponibili pc portatili. E non tutti
avevano computer personali adeguati da mettere a disposizione. A chi ne
era privo l’amministrazione ha portato così il computer fisso
dell’ufficio a casa. In questo modo il lavoro è potuto continuare senza
alcuna interruzione. E’ stato necessario un grande sforzo: il settore
informatico ha lavorato nei primi giorni senza praticamente interruzione
per risolvere i problemi di tutti. Il risultato è che da casa, da
subito, il lavoratore ha potuto usare la posta elettronica dell’ufficio,
aver accesso ai propri files e sistemi di gestione e, con le cuffie con
microfono inforcate in testa e connesse al pc, ha potuto rispondere
pure al telefono come se fosse nella propria stanza, senza che
dall’esterno nessun utente, che continuava a comporre lo stesso numero e
a scrivere allo stesso indirizzo di posta elettronica, si potesse
accorgere della benché minima
differenza.
Anche gli uffici del personale, della logistica e l’Urp sono stati
fondamentali in questo passaggio. L’intero lavoro è stato velocemente
riorganizzato con l’obiettivo di assicurare gli stessi livelli di
produttività.
Una simile trasformazione ha reso naturalmente necessario il potenziamento delle macchine del Tix (Tuscany Internet eXchange),
il data center regionale: in particolare quelle dei server che devono
assicurare l’accesso ai dati in modo sicuro. Sono state create pure
stanze e postazioni virtuali per le videoconferenze, a cui partecipare
anche semplicemente con un’app scaricata sul telefono. Dopo un inizio
timido, è stato sufficiente una settimana perché il loro uso crescesse
in modo esponenziale. Così si sono potute fare riunioni, incontri di
staff, ma anche sedute dal valore legale. E l’intranet, la rete
aziendale interna, è diventata ancor di più di quanto già lo fosse una
piazza virtuale dove potersi scambiare buone pratiche e possibili
soluzioni di problemi. Anche a distanza.
Prossimamente un ulteriore passo. La Regione si sta infatti già
attrezzando per la creazione di classi virtuali dove fare formazione a
distanza, perché le esigenze dei cittadini crescono e la pubblica
amministrazione non può stare ferma e deve essere pronta a rispondere.
Tutti strumenti che si potrà continuare ad utilizzare anche dopo, una
volta tornati alla normalità.